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Conseils et commentaires sur la gestion de projets. 1. L'inventaire des tâches Une description aussi précise que possible de votre travail sera la base indispensable de votre organisation. Une description "précise" ne veut pas dire trop détaillée. Il faut réaliser un inventaire complet de tout ce que vous avez à faire, sans vous perdre dans les menus détails. En effet, la gestion de projets est utile pour vous faire gagner du temps, pas pour vous en faire perdre ! Cette description peut suivre un plan comme celui-ci :
Si vous n'oubliez rien dans cet inventaire, il deviendra pour vous un serviteur fidèle ! Vous le trouverez très utile quand votre mémoire fera défaut face à une grande diversité de tâches. Un gestion de projets bien maîtrisée ne vous demande pas beaucoup de temps. Une à deux heures par semaine vous permettent un bon contrôle de votre travail, pour limiter au maximum des retards, des oublis, etc. Justement, parlons du temps ! 2. L'estimation et la prévision des temps de travail. Dans ce système de gestion, il faut prendre de soin de mesurer à l'avance, pour chaque tâche, le temps nécessaire pour la réaliser, ou bien le temps que l'on décide d'y passer. Le manager est amené à décider pour ses collaborateurs, mais il est souvent lui-même dans la situation de subir les évènements ! C'est un risque qui peut être évité si vous décidez vous même du temps que vous voulez consacrer à chaque activité. Le plus souvent d'ailleurs, ce temps est limité par la masse de travail. Un conseil technique Si vous placez votre tableau de bord sur une feuille de calcul (Excel par exemple), vous pouvez faire directement le total de vos temps de travail prévus. Ce total doit être comparé avec votre temps de travail disponible.
Au minimum, cette réflexion sur votre emploi du temps prévisionnel peut vous éviter de laisser les autres décider de votre temps à votre place. Méfiez vous de votre personnalité. Si vous êtes soucieux et pressé d'aboutir à tout prix, vous aurez tendance à sous estimer les temps nécessaires à passer sur les tâches. Si vous êtes très précautionneux, vous allez peut être surestimer ces durées. Pour une bonne évaluation de ces temps prévisionnels :
3. La gestion des priorités Un gestion de vos priorités est nécessaire pour au moins deux raisons :
Imaginons que pour une période de 100 jours disponibles, votre première estimation aboutisse à prévoir 120 jours de travail. Vous pouvez peut être penser que ces 120 jours sont indispensables, mais la réalité du temps qui passe est plus forte que vous ! Vous devrez faire des choix : c'est à dire renoncer à certaines tâches, ou réduire votre temps sur d'autres tâches. Ces choix seront guidés par une réflexion sur vos priorités. Comment faire ? Vous devez établir une même échelle de priorité qui sera appliquée à toutes vos tâches. Cette échelle peut être numérique. Dans la pratique, on a intérêt à choisir une échelle la plus simple possible, dans laquelle chaque degré de priorité correspond à des critères précis. Si vous choisissez par exemple de classer vos tâches dans un ordre de priorité de 1 à 10, vous devrez réfléchir très longtemps avant d'attribuer un 3 ou un 4 à une tâche. Vous aurez au préalable des difficultés pour déterminer des critères distincts pour chacun des 10 degrés. Au contraire de cet exemple, vous pouvez essayer de fonctionner avec une extrême simplicité, avec seulement une échelle binaire :
Remarques :
4. Fixer des échéances Dans des projets complexes, de nombreuses échéances doivent être prises en compte et combinées. La première utilité du tableau de bord, au niveau des échéances, est de ne pas oublier une date importante. Une étape négligée, une date limite non respectée, peut entraîner des retards cumulés sur l'ensemble du projet. La superposition des tâches est impossible, pour ceux d'entre nous qui ne sont ni des robots ni des sur-hommes. En l'absence d'outil pour regrouper les données de la gestion du temps, des dates limites peuvent être fixées de façon incompatibles ou irréalisables. Les tâches se succèdent en suivant l'écoulement linéaire du temps. Cette réalité nous oblige à négocier les calendriers de travail avec les partenaires externes ou les collaborateurs internes de façon réaliste. Il y a des demandes de délais qui ne peuvent pas être satisfaites : mieux vaut prévenir que décevoir ! La combinaison des 3 éléments de la gestion du temps - durées, priorités et échéances -, permet de construire un calendrier de travail raisonnable. Cette approche rationnelle amène aussi le manager à se poser la question des délégations. Il prend conscience de façon plus nette que ses responsabilités doivent à la fois être limitées et partagées, dans l'intérêt du projet et pour assurer de meilleurs résultats. 5. Le contrôle a posteriori Lorsque l'outil de prévision a été créé, le travail restant de gestion du temps est très simple et très rapide : il suffit d'enregistrer et de mesurer régulièrement le temps passé sur chaque tâche. C'est ensuite l'analyse des résultats de cette planification qui va permettre de valoriser l'expérience de gestion de projet. Au bout d'une certaine période d'utilisation d'un tableau de bord, on peut voir apparaître des écarts entre les durées prévues et les temps passés sur une tâche, ou bien des échéances dépassées. Il est important alors de se pencher sur les écarts les plus importants :
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